Chọn nhóm câu hỏi cần trả lời
Trước khi gom tài liệu, hãy viết vài câu mà nhân viên hay hỏi. Ví dụ: “Mẫu đề nghị mua hàng nằm ở đâu?” hoặc “Ai duyệt khoản này?”. Nhờ người phụ trách xác nhận đáp án và nguồn.
Bắt đầu với một nhóm tài liệu có người kiểm tra được. Bạn sẽ dễ nhận ra trợ lý trả lời sai do tài liệu cũ, tìm nhầm đoạn hay tự thêm thông tin.
Mỗi tài liệu cần có bản chuẩn và người phụ trách
Hai tệp đều tên “quy-trinh-moi-nhat.pdf” có thể chứa hai cách làm khác nhau. Chọn bản đang có hiệu lực, tách bản cũ và giữ đường dẫn để người đọc mở đúng nguồn.
Bảng có thể cuộn ngang khi chưa hiện đủ.
| Mục | Cần ghi |
|---|---|
| Tên và nguồn | Tên dễ hiểu, đường dẫn bản chuẩn |
| Người phụ trách | Ai xác nhận nội dung còn đúng |
| Phiên bản | Ngày hiệu lực, bản nào đã thay thế |
| Quyền đọc | Nhóm hoặc vai trò được xem |
| Cập nhật | Ai sửa, khi nào sửa; cách thu hồi bản cũ |
Thử đọc vài trang trước khi xử lý cả bộ
PDF nhìn rõ chưa chắc trích xuất đúng thứ tự chữ. Hãy thử vài trang có bảng, dấu tiếng Việt, đơn vị và chú thích. Với bản quét, đối chiếu những con số quan trọng với ảnh gốc.
Với Excel, ghi nghĩa từng cột và các bảng liên quan. Hai cột cùng tên “doanh thu” có thể tính khác nhau; cần thống nhất trước khi gộp.
Chỉ đưa vào phần cần cho câu hỏi đang thử. Khi trao đổi ban đầu, dùng mẫu đã che thông tin và xác nhận quyền sử dụng trước khi bàn giao tài liệu thật.
Kiểm tra cả câu trả lời và quyền xem
Trợ lý chỉ được tìm trong tài liệu mà người hỏi có quyền đọc. Lời nhắc “không tiết lộ tài liệu mật” không thay thế việc phân quyền ở hệ thống.
Thử cùng một câu hỏi bằng các tài khoản có quyền khác nhau. Kiểm cả đoạn trích nguồn, người vừa bị thu hồi quyền và tài liệu vừa bị xóa hoặc thay thế.
- Câu có đáp án rõ trong tài liệu hiện hành.
- Câu cần ghép thông tin từ vài tài liệu được phép đọc.
- Câu hỏi về một quy định đã được thay thế.
- Câu không có đáp án, cần nói chưa biết hoặc chuyển người.
- Câu đòi thông tin mà tài khoản đó không được xem.
Ghi đáp án và nguồn đúng cho từng câu. Chạy lại bộ câu hỏi khi đổi tài liệu hoặc hệ thống, đồng thời chỉ rõ người nhận báo lỗi.
Mẫu danh mục tài liệu
Bạn có thể tải về hoặc mở để sao chép và điền thông tin của mình.
Tham khảo
Nguồn mô tả kiểm soát quyền tài liệu trong Azure AI Search. Danh mục và câu hỏi kiểm tra trong bài là gợi ý của Rivermind Labs, không phải cấu hình dùng chung cho mọi hệ thống.